Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Jitsi Meet“ der EGP Entwicklungsgesellschaft „Passt!“-App GbR


Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi Meet“ (nachfolgend: „Jitsi“) informieren.


Zweck der Verarbeitung


Wir nutzen das Tool „Jitsi“, um Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Jitsi“ ist eine Open-Source-Software für Online-Meetings, die wir auf einem eigenen Server installiert haben und betreiben.


Verantwortlicher


Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die EGP Entwicklungsgesellschaft „Passt!“-App GbR.


Welche Daten werden verarbeitet?


Bei der Nutzung von „Jitsi“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einem „Jitsi“-Meeting teilnehmen, werden Sie zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen gefragt. Dieser Name wird für die Dauer Ihrer Teilnahme an dem jeweiligen Online-Meeting verarbeitet und anschließend gelöscht.


Auch etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden nur während des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet.


Zum technischen Betrieb werden nachfolgende Daten verarbeitet:


Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:


IP-Adresse: Um das Online-Meeting durchführen zu können, wird zwingend die von Ihrem Endgerät verwendete IP-Adresse verarbeitet. Zum Zweck der Gewährleistung der Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit wird die IP-Adresse auf unserem „Jitsi“-Server für 7 Tage protokolliert.


Name des Meetings und ggf. Passwort: Bei Einrichtung eines Online-Meetings wird automatisch ein zufälliger Name für das Online-Meeting erzeugt. Zusätzlich kann ein Passwort für die Teilnahme am Online-Meeting vorgesehen werden. Diese Daten werden nur bis zur Beendigung des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet und anschließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass aber der Name von „Online-Meetings“ sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des „Online-Meeting“ in Ihrem Browser lokal gespeichert werden können. Wenn Sie die Daten nicht weitersehen wollen, sollten Sie Ihren Browser-Cache löschen.


E-Mail-Adresse: Sie können optional eine E-Mail-Adresse angeben. Diese E-Mail-Adresse wird dann verwendet, um ein Profilfoto vom Dienst „Gravatar“ abzurufen und anzuzeigen. Gravatar-Profilfotos werden nur angezeigt, wenn zu der angegebenen E-Mail-Adresse ein öffentliches Gravatar-Bild abgerufen werden kann.


Umfang der Verarbeitung


Wir verwenden „Jitsi“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.


Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung


Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der EGP Entwicklungsgesellschaft „Passt!“-App GbR verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Jitsi“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.


Empfänger / Weitergabe von Daten


Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.


Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in dem „Online-Meeting“ angegeben haben, dann wird der Dienst „Gravatar“ der Automattic Inc. (USA) aufgerufen. Die Nutzung von „Gravatar“ stellt für uns keine Auftragsverarbeitung dar. Der Anbieter bestimmt selbst über Zweck und Mittel der Datenverarbeitung. Sofern Sie einen Account bei „Gravatar“ angelegt haben, gelten insoweit diese Bedingungen.


Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union


Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.


Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.


Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in dem „Online-Meeting“ angegeben haben, dann wird der Dienst „Gravatar“ der Automattic Inc. (USA) aufgerufen. Die Server von Automattic Inc. können sich auch außerhalb der EU befinden.


Datenschutzbeauftragter


Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.


Sie erreichen diesen wie folgt:


Ihre Rechte als Betroffene/r


Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.


Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.


Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.


Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.


Löschung von Daten


Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.


Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde


Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.


Änderung dieser Datenschutzhinweise


Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite: https://www.passt-app.de/datenschutz-jitsi.html